Trik Jitu Mengirimkan Email yang Baik

Suara.com - Studi membuktikan 25% waktu para pekerja di kantor dihabiskan sebagian besar untuk menjawab email, membuat email dan membaca email. Tentunya selain mudah dan bisa diakses kapan dan dimana saja, email juga merupakan media yang kerap digunakan untuk bertukar informasi kepada rekan kerja, klien hingga atasan Anda.

Jika tidak dilakukan dengan benar, kesalahan tersebut bisa berbahaya untuk karir Anda. Sebelum Anda menjawab email di kantor ada baiknya untuk membaca rtikel berikut ini.  

1.Penggunaan kata sapa
Saat mulai membuat email kantor baiknya perhatikan penggunaan kata sapaan, agar terlihat kasual dan santai terkadang banyak para pekerja yang salah menggunakan kata sapaan dan pada akhirnya menggunakan kata seperti 'Hey' atau 'Yo' dan lainnya. Idealnya adalah untuk pemilihan kata sapaan yang benar bisa digunakan pilihan seperti 'Hi' atau Hello sebagai kata sapaan awal email Anda.

2. Gurauan yang tidak sopan
Ketika Anda sudah merasa akrab dengan klien atau rekan kerja hingga atasan sebisa mungkin untuk menghindari gurauan atau lelucon saat mengirimkan email kantor. Idealnya adalah body email harus selalu bersifat format, jelas dan lugas, hindari sebisa mungkin kalimat yang tidak sopan di email Anda.

3. Kurang peka
Yang perlu diperhatikan ketika mulai membuat email kepada klien asing adalah, perhatikan dengan benar gaya bahasa dan kebiasaan mereka dalam mengunakan kalimat dan tentunya gaya bahasa yang biasa digunakan.

4. Kesalahan penulisan
Terkadang ketika menuliskan sesuatu ada beberapa kalimat yang salah tulis atau typo atau grammar yang kurang tepat dalam Bahasa Inggris, sebelum Anda mengirimkan email kepada klien, rekan kerja atasan dan lainnya perhatikan dengan benar penulisan dan cek kembali sebelum Anda mengirimkan email tersebut.

5. Mengirimkan email yang tidak lengkap
Hal yang satu ini juga wajib Anda perhatikan, yaitu kesalahan saat mengirimkan email mulai dari isi email yang tidak tepat hingga judul email dan tentunya alamat email yang akan dikirimkan. Jangan terlalu tergesa untuk mengirimkan email setelah body email selesai dituliskan, perhatikan dengan benar semua hal tersebut barulah email bisa dikirimkan.