Kegunaan Mail Merge di Word dan Cara Membuatnya, Dijamin Ringkas

Suara.com - Fitur Mail Merge pada program Microsoft Word mampu membuat data field pada surat, label dan amplop sehingga bisa terisi secara otomatis berdasarkan record data sumbernya.

Selain itu, fitur Mail Merge bisa diaplikasikan untuk mengirim surat yang sama ke beberapa penerima sekaligus.

Cara membuat Mail Merge di Word adalah seperti berikut ini:

1. Buat dokumen utama dengan format yang tidak berubah pada program Microsoft Word dan kosongkan pada bagian yang akan diisi database dengan menggunakan Mail Merge seperti misalnya nama, alamat, email penerima surat dan lain-lain
2. Buat sumber data dalam format Excel, Outlook Contact List, text files, dsb yang nantinya akan digabungkan ke dalam dokumen utama
3. Selanjutnya buka dokumen utama Microsoft Word yang telah dibuat sebelumnya dan klik menu Mailings
4. Kemudian pilih opsi menu Start Mail Merge
5. Pilih jenis format dokumen yang ingin dibuat dan pilih Next: Starting document yang ada di bagian bawah
6. Maka pengguna akan masuk ke menu Starting Document, pada select starting document pilih opsi Use the current document untuk menggunakan dokumen yang sudah dibuat sebelumnya
7. Klik menu Next: Select recipients
8. Pada opsi select recipients, pilih opsi menu Use an existing list
9. Lalu pilih opsi Browse untuk memilih lokasi penyimpanan dari sumber data yang sudah dibuat sebelumnya
10. Kemudian klik Ok, maka akan muncul sumber data yang akan digabungkan ke dalam dokumen utama
11. Klik Ok untuk melanjutkan dan pilih menu Next: Write your letter
12. Setelah itu tinggal masukkan Mail Merge pada dokumen utama dengan klik Insert Merge Field pada menu Mailings, kemudian masukan Field sesuai dengan dokumen seperti nama, alamat, email penerima surat dan lain-lain
13. Apabila sudah selesai, bisa melihat hasil mail merge yang sudah dibuat pada menu Preview Results
14. Terakhir, apabila ingin menyimpan dokumen tersebut tinggal klik menu Mailings dan klik opsi Finish & Merge maka akan muncul 3 opsi menu:

• Edit Individual Document: untuk menyimpan file dalam dokumen baru dengan data sesuai sumber data. Jadi apabila sumber data memiliki 10 data, maka akan muncul 10 file dokumen utama berisi masing-masing data
• Print Documents: untuk mencetak dokumen secara langsung sesuai dengan tampilan pada Microsoft Word tanpa disimpan terlebih dahulu, jadi apabila kamu ingin mencetak semua data di kertas yang berbeda maka kamu harus menggantinya
• Send E-mail Massages: untuk mengirimkan file dalam format email

Pilih salah satu dari opsi diatas sesuai dengan keinginan.

Jeffry Francisco