6 Tips Membuat Surat dan Dokumen Profesional di Microsoft Word

Suara.com - Perangkat lunak Microsoft Word memungkinkan pengguna membuat surat dan dokumen lainnya. Pengguna dapat membuat surat dan dokumen untuk berbagai keperluan secara profesional.

Microsoft Word hadir dengan sejumlah besar fitur untuk meningkatkan produktivitas pekerjaan. Surat profesional adalah dokumen yang digunakan untuk korespondensi formal antara organisasi dan klien, karyawan, mitra, atau pemangku kepentingan lainnya.

Formalitas surat seringkali bergantung pada perusahaan, tujuan surat, dan hubungan antara pengirim dan penerima. Ada beberapa tips agar surat dan dokumen terlihat profesional.

Dihimpun dari berbagai sumber, berikut ini tips membuat surat dan dokumen lain agar terlihat profesional di Microsoft Word:

1. Memilih format dan template

Tentukan apakah surat akan dikirim ke penerima dalam bentuk hard copy atau email. Ini akan tergantung pada tujuan surat dan penerima.

Surat profesional dapat dikirim dengan proposal ke klien, menguraikan poin-poin utama dari proposal tersebut. Oleh karena itu, pengguna dapat memilih template surat profesional yang tersedia di Microsoft Word.

Dalam kebanyakan kasus, surat profesional mengikuti format surat gaya blok, yang berarti bahwa semua teks diratakan ke kiri halaman. Surat itu memiliki satu spasi, dengan spasi ganda di antara paragraf. Spasi ganda juga dikenal sebagai carriage return dan dapat dilakukan dengan menekan "Enter" pada keyboard.

2. Mengatur Margin

Baca Juga: Deretan Shortcut Microsoft Word Paling Lengkap!

Di sebagian besar template surat profesional, margin surat ditetapkan 1 inci di semua sisi halaman. Dalam beberapa kasus, pengguna mungkin perlu menyesuaikan margin.

Sebagai contoh, jika surat bisnis menyertai dokumen lain seperti proposal atau spreadsheet yang memiliki margin berbeda, pengguna mungkin ingin menyesuaikan margin surat agar sesuai dengan dokumen lainnya, memberikan tampilan yang konsisten untuk penerima.

3. Memilih font

Font dikategorikan menjadi dua area yaitu serif dan sans serif. Font serif memiliki goresan kecil yang menonjol yang melekat pada garis yang lebih besar. Times New Roman, Garamond, dan Bookman Old Style adalah contoh font serif. Font serif biasanya lebih baik untuk bahan cetak. Sebagian besar bisnis menggunakan Times New Roman.

Sementara itu, font Sans-serif tidak memiliki guratan kecil yang menonjol pada baris huruf yang lebih besar. Contoh font sans-serif adalah Arial, Helvetica, dan Verdana.

Secara umum, font sans-serif lebih baik digunakan untuk materi online. Pengguna disarankan untuk menghindari font seperti Comic Sans atau apa pun dengan tulisan kursif karena dapat sulit dibaca dan terlihat tidak profesional.

4. Pendahuluan penulisan

Mulailah surat profesional dengan informasi kontak pengguna, seperti nama, jabatan, alamat, nomor telepon, dan email. Gunakan garis spasi tunggal dan kemudian spasi ganda sebelum tanggal.

Tulis tanggal dalam format bulan, hari, dan tahun. Tambahkan spasi ganda lagi, lalu tulis informasi kontak penerima. Mulailah dengan nama, jabatan, nama perusahaan, alamat, telepon, dan email, semuanya dengan spasi tunggal.

Setelah itu, tambahkan spasi ganda dan tulis salam. Dalam surat bisnis, biasanya menggunakan "Kepada" atau "Yang Terhormat", diikuti dengan nama lengkap atau gelar mereka ditambah nama belakang. Dalam surat profesional, gunakan titik dua setelah nama, bukan koma seperti pada surat pribadi.

5. Menyampaikan pesan dalam paragraf tubuh

Masukkan spasi ganda dan mulailah menulis paragraf isi. Ini harus spasi tunggal, dengan spasi ganda di antara setiap paragraf. Jaga agar konten tetap ringkas dan jelas. Nyatakan alasan surat itu, beberapa informasi pendukung, dan ajakan untuk bertindak jika perlu.

6. Menutup dengan salam yang tepat

Tambahkan spasi ganda lagi, lalu akhiri surat dengan penutup yang sesuai, seperti “Hormat kami” atau “Terima kasih atas waktu Anda”.

Masukkan beberapa spasi ganda untuk menyisakan ruang untuk tanda tangan, lalu ketikkan nama lengkap pengguna. Jika pengguna mencetak surat tersebut, pengguna dapat membubuhkan tanda tangan dengan tinta biru atau hitam.

Jika pengguna mengirim surat melalui email, pengguna dapat menggunakan tanda tangan elektronik. Jika pengguna mengirimkan dokumen tambahan dengan surat tersebut, pengguna dapat menggandakan spasi setelah nama dan menulis "Lampiran". Setelah itu, cantumkan nama dokumen yang dikirimkan pada baris berikutnya.

Itulah tips membuat surat dan dokumen lain agar terlihat profesional di Microsoft Word yang bisa dilakukan pengguna. (Pasha Aiga Wilkins)