5 Cara Membuat Meeting Lebih Efektif

Suara.com - Menghadiri jadwal meeting di kantor merupakan suatu kegiatan yang wajib kita lakukan, selain kesempatan untuk mendapatkan informasi baru dan berbagi update terkini, meeting juga merupakan kesempatan untuk melakukan brainstorming, diskusi hingga open-doalig dengan atasan hingga rekan kerja.

5 tips berikut ini adalah cara-cara efektif yang bisa Anda lakukan untuk bisa memanfaatkan waktu meeting secara efektif.

1. Jangan datang terlambat. Salah satu kesalahan yang wajib dihindari saat melakukan meeting adalah jangan pernah datang terlambat, agenda meeting akan menjadi bertambah waktunya jika Anda datang terlambat dan tidak mengikuti meeting sejak awal. Jika waktu tidak memungkinkan Anda datang tepat waktu, cobalah untuk menanyakan perihal awal meeting kepada rekan kerja, usai meeting.

2.Siapkan agenda meeting. Jika di saat meeting Anda diwajibkan untuk memberikan laporan atau bertanggung jawab terhadap suatu project, siapkan agenda tersebut lebih awal, jika diperlukan kirimkan email kepada rekan kerja Anda satu jam sebelum waktu meeting, sehingga rekan kerja hingga atasan Anda mengerti dan mampu menangkap dengan cepat agenda meeting Anda.

3. Undang rekan kerja yang tepat. Agar meeting bisa berjalan dengan efektif buatlah daftar dengat cermat siapa saja rekan kerja, atasan hingga pihak-pihak terkait yang relevan dengan agenda meeting Anda. Mengundang banyak orang yang tidak sesuai, hanya akan menambah waktu meeting dan membuang waktu saja. Untuk itu pastikan orang-orang yang Anda undang di meeting relevan dan memiliki pengaruh terhadap agenda meeting Anda.

4. Fokus pada topik utama. Satu lagi yang perlu diperhatikan jika Anda ingin menghasilkan meeting yang produktif tetaplah fokus kepada topik meeting Anda, dan hindari pertanyaan atau diskusi meeting yang tidak relevan dengan agenda meeting Anda. Lakukan juga aksi yang cepat jika Anda membutuhkan masukan hingga open dialog dengan peserta meeting untuk menyelsaikan masalah terkait.

5. Dokumentasikan meeting. Delegasikan kepada rekan kerja atau pihak terkait untuk menuliskan hasil meeting, buatlah juga daftar seperti follow-up, PIC (person in charge) yang bertanggung jawab terhadap tugas tersebut dan deadline laporan yang harus disampaikan. Usai meeting bagikan hasil meeting tersebut kepada peserta meeting melalui email, sebagai reminder dan daftar tugas selanjutnya.