Panduan Lengkap Mengkonversi Dokumen Word ke Excel

Mengkonversi dokumen dari Microsoft Word ke Excel bisa menjadi tugas yang menantang jika tidak tahu metode yang tepat. 

Dilansir dari WikiHow, proses ini menjadi penting saat ingin memindahkan data, seperti daftar atau tabel, ke aplikasi spreadsheet untuk analisis lebih lanjut. 

Berikut adalah panduan lengkap dan mudah dipahami untuk mengkonversi dokumen Word ke Excel dengan cara yang efisien.

Memahami Format Dokumen

Langkah pertama adalah memahami bagaimana dokumen Word dapat dikonversi. Untuk mengimpor data dari Word ke Excel, Anda memerlukan karakter ketinggian tertentu yang menunjukkan bagaimana data tersebut akan dipindahkan ke sel di Excel. 

Ini sangat berguna ketika mengimpor daftar panjang seperti alamat, nomor telepon, atau alamat email. 

Pastikan data dalam dokumen telah diformat dengan benar agar proses transfer berjalan lancar.

1. Mengonversikan Daftar

Untuk mengubah dokumen dari Word ke Excel, Anda perlu memahami cara kerja pengimporan data ke dalam spreadsheet Excel. 

Baca Juga: Panduan Lengkap Torrent untuk Pemula, Cara Praktis Berbagi File Besar

Proses ini melibatkan penggunaan karakter tertentu yang membantu menentukan data mana yang akan ditransfer ke dalam sel-sel. Sebelum mulai mengimpor, penting untuk memformat dokumen sebaik mungkin agar tampilan di Excel sesuai dengan yang diinginkan dan mengurangi pekerjaan manual yang diperlukan. 

Ini sangat efektif ketika Anda bekerja dengan daftar panjang, seperti alamat atau nomor telepon, yang memiliki format serupa.

Pastikan dokumen Anda tidak memiliki kesalahan format apa pun. Setiap entri harus memiliki format yang konsisten, sehingga Anda perlu memperbaiki tanda baca atau menata entri yang tidak sesuai. Ini akan memastikan proses transfer data berlangsung lancar.

Untuk membantu membedakan setiap entri, tampilkan karakter-format yang biasanya tersembunyi dalam dokumen Word. 

Anda dapat melakukan ini dengan mengklik tombol "Show/Hide Paragraph Marks" di tab Home, atau dengan menekan Ctrl + Shift + 8 .

Sebagian besar daftar memiliki tanda paragraf di akhir setiap baris, dan Anda perlu menggunakan tanda ini untuk menentukan batas antara sel di Excel.

Selanjutnya, Anda harus menghapus spasi tambahan yang ada antar entri. Excel menggunakan spasi ini untuk menentukan baris, jadi penting untuk menghapusnya di tahap ini. Jangan khawatir, Anda akan menambahkannya kembali nanti. 

Tekan Ctrl + H untuk membuka jendela "Find and replace", masukkan ^p ^p di kolom "Find" untuk mengganti dua tanda paragraf berturut-turut. 

Masukkan karakter pembatas, misalnya ~ , pada kolom "Ganti". Setelah mengklik "Replace All", entri Anda akan bergabung, tetapi pastikan karakter batas berada di lokasi yang tepat.

Selanjutnya, Anda akan memisahkan setiap entri ke kolom yang berbeda. Jika data Anda berisi nama, alamat, dan negara dalam satu entri, Anda dapat memisahkannya dengan langkah ini. 

Buka kembali jendela "Find and replace", hapus salah satu tanda ^p di kolom "Find" dan ganti dengan koma , di kolom "Replace". Klik "Replace All" untuk memisahkan setiap kolom.

Setelah langkah-langkah ini, data Anda mungkin tidak lagi tampak seperti daftar. Semua data kini akan berada dalam satu baris dengan koma sebagai pemisah. 

Untuk mengembalikannya ke format daftar yang lebih jelas, buka jendela "Temukan dan Ganti" lagi. 

Masukkan karakter pemisah awal sebelumnya (misalnya, ~ ) di kolom "Find" dan ^p di kolom "Replace". Klik "Replace All" untuk memisahkan setiap entri kembali ke grup individu yang dipisahkan oleh koma.

Setelah format selesai, simpan dokumen sebagai file teks biasa. Klik tab "File", pilih "Save As", dan di menu "Save as type", pilih "Plain Text". Beri nama berkas dan klik "Simpan". Jika muncul jendela konversi berkas, klik "OK".

Dengan berkas yang disimpan dalam format teks biasa, Anda kini dapat membukanya di Excel. 

Klik tab "File" dan pilih "Open", kemudian pilih "Text Files" dari menu "All Files". Lanjutkan dengan memilih berkas yang sudah Anda simpan dan klik "Next" di jendela Text Import Wizard. Pilih "Koma" sebagai pembatas untuk memisahkan entri. Anda akan melihat kepuasan di bagian bawah. Setelah itu, klik "Next", pilih format data untuk setiap kolom, dan klik "Finish".

2. Mengkonversikan Tabel

Untuk memulai, buatlah sebuah tabel di Word dan memasukkan data ke dalamnya. Jika Anda memiliki data dalam format daftar, Anda dapat mengubahnya menjadi tabel dan menyalinnya langsung ke Excel. 

Jika data sudah dalam bentuk tabel, Anda bisa langsung melanjutkan ke langkah berikutnya.Pertama, pilih seluruh teks yang ingin Anda ubah menjadi tabel. Kemudian, klik tab "Insert" dan pilih tombol "Table". 

Lanjutkan dengan memilih opsi "Convert Text to Table". Di kolom "Number of Columns", tentukan jumlah kolom berdasarkan data yang ada. 

Jika ada baris kosong di antara entri, tambahkan satu kolom ekstra. Setelah itu, klik "OK". Selanjutnya periksa format tabel yang telah dibuat. Word akan mengatur tabel sesuai pengaturan yang Anda pilih, jadi pastikan semuanya sudah benar. 

Untuk memilih seluruh data dalam tabel, klik tombol kecil yang muncul di sudut kiri atas saat mouse Anda berada di atas tabel. Setelah itu, salin data dengan menekan Ctrl + C atau dengan mengklik tombol "Copy" di tab "Home".

Sekarang, buka Excel. Jika Anda ingin menampilkan data ke lembar kerja yang sudah ada, pastikan untuk membuka lembar kerja tersebut dan tempatkan kursor di sel yang akan menjadi sel kiri-atas tabel. 

Rekatkan data dengan menekan Ctrl + V . Semua sel dari tabel Word kini akan terpisah ke dalam sel di lembar kerja Excel.

Tergantung pada jenis data yang Anda impor, Anda mungkin perlu melakukan beberapa pengaturan lanjutan. Misalnya, jika Anda memiliki informasi seperti nama kota, kode negara, dan kode pos dalam satu sel, Anda dapat membaginya secara otomatis di Excel. 

Pilih kolom yang ingin dipisahkan, lalu klik tab "Data" dan pilih opsi "Text to Columns". Setelah itu, klik "Next" dan pilih "Comma" sebagai pemisah (delimiter).

Jika data Anda sesuai dengan contoh tadi, langkah ini akan memisahkan kota dari kode negara dan kode pos. Klik "Selesai" untuk menyimpan perubahan.

Jika ada kolom lain yang perlu dibagi, pilih kolom tersebut dan ulangi proses, kali ini pilih "Space" sebagai pemisah. Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah mengelola dan menyusun data di Excel.

Kontributor : Laili Nur Fajar Firdayanti