Sering di Kejar Deadline? Begini Cara Atur Waktu Agar Maksimal

Depok.suara.com - Menyelesaikan tugas pekerjaan, bergaul bersama teman dan keluarga, membaca buku, serta mencari referensi dengan bertemu orang penting adalah hal yang mampu meningkatkan kualitas diri kita. Namun, bagaimana cara mengatur waktu agar semua itu dapat dikerjakan secara maksimal?

Sama seperti belajar kemampuan lain, belajar mengatur waktu secara efisien juga membutuhkan waktu dan proses. 

Berikut ini ada 7 tips agar manajemen waktu kamu lebih efektif mengutip dari berbagai sumber.

1. Buat to-do list

Kamu pasti pernah merasa bingung ketika bangun pagi ingin melakukan apa? Untuk mengatasi hal ini, kamu dapat membuat to-do list di malam hari sebelum tidur. To-do list ini berisi daftar tugas-tugas yang harus kamu selesaikan esok hari.

Ini dilakukan agar saat bangun tidur kamu tidak merasa bingung lagi dan sudah tahu harus melakukan apa. Prosesnya tidak memakan waktu lama, kok. Kamu bisa membuat to-do list di buku catatan, sticky notes, atau aplikasi seperti Notion, Trello, Any do, dan lainnya. 

Pilih cara yang paling nyaman dan kamu sukai. To-do list atau perencanaan yang kamu buat mungkin tidak akan berjalan mulus, tapi paling tidak kamu punya acuan setiap harinya.

2. Selesaikan pekerjaan sesuai prioritas

Setelah membuat to-do list, mungkin kamu masih bingung pekerjaan mana yang perlu diselesaikan lebih dulu. Pernah dengar Matriks Eisenhower atau Matriks Penting? 

Baca Juga: Yuk Cermat Kiat-Kiat Tumbuhkan Minat Baca Pada Anak

Matriks ini membantu kamu membagi tugas yang harus diselesaikan mulai dari yang terpenting hingga tidak penting. Matriksnya membagi tugas ke dalam 4 kuadran seperti berikut ini:

Dari matriks di atas, kita dapat membagi tugas menjadi:

Tugas penting-mendesak: merupakan tugas yang harus diutamakan dan harus diselesaikan terlebih dahulu. Tugas ini penting dan mungkin dapat memengaruhi hidup atau karier kamu. Manfaatkan waktu yang kamu miliki di pagi hari untuk menyelesaikannya.

Tugas penting-tidak mendesak: tugas ini penting, tapi tidak mendesak. Maka dari itu, kamu bisa menjadwalkan ulang untuk mengerjakan tugas ini. Kamu dapat mengerjakan tugas ini setelah tugas penting-mendesak selesai. Meskipun tidak mendesak, jangan menunda untuk mengerjakannya agar tidak menumpuk. 

Tugas tidak penting-mendesak: meskipun sifatnya tidak penting, tapi tugas ini mendesak. Kamu bisa mendelegasikan atau bisa meminta tolong rekan kerjamu untuk mengerjakannya.

Tugas tidak penting-tidak mendesak: kata kunci dari kuadran ini adalah eliminasi atau hapus tugas ini dari to-do list kamu. Karena sifatnya tidak mendesak dan tidak penting untuk dikerjakan.

Menyusun tugas berdasarkan prioritas tidak hanya memudahkan kamu mendahulukan tugas penting, tapi juga membantu kamu mengalokasikan waktu dan energi untuk hal yang esensial.

3. Tetapkan batas waktu untuk menyelesaikan setiap tugas

Agar kamu dapat bekerja dengan lebih fokus dan disiplin, belajarlah untuk menetapkan batas waktu untuk setiap tugas. Kamu bisa coba time boxing, salah satu teknik manajemen waktu yang bisa membuat kita menjadi lebih disiplin dan fokus dalam menyelesaikan pekerjaan.

Time boxing adalah membatasi berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Misalnya, kamu membatasi waktu untuk menyelesaikan laporan dari 9-10 pagi. Maka tugas itu harus coba kamu selesaikan selama rentang waktu tersebut.

Time boxing terbagi menjadi 2 yaitu: soft time boxes dan hard time boxes. Soft time box artinya kamu memberi toleransi atau tambahan waktu apabila sampai batas waktunya selesai ternyata tugasmu belum selesai. Sedangkan hard time box, ketika batas waktu sudah selesai, maka kamu akan berhenti dan mengambil istirahat untuk pekerjaan sebelumnya.

4. Ambil jeda istirahat

Bekerja terlalu lama tanpa jeda istirahat membuat kamu merasa lelah dan sulit fokus. Oleh karena itu, jangan lupa ambil jeda istirahat, ya. Beristirahat merupakan hal yang penting agar otak dan mata kamu tidak kelelahan.

Untuk kamu yang sering bekerja di depan laptop atau komputer, coba gunakan 20-20-20 rule untuk mengatasi mata lelah. Rule ini berguna untuk mencegah computer vision syndrom (CVS), sekumpulan gejala pada mata dan leher akibat aktivitas di depan laptop, HP, atau alat elektronik secara berlebihan dalam waktu panjang. Gejalanya antara lain: mata lelah, nyeri kepala, nyeri leher dan pundak, penglihatan buram atau ganda, dan lainnya.

Cara menerapkan rule ini juga mudah. Setelah menatap layar komputer atau HP selama 20 detik, ambil istirahat untuk melihat objek sejauh 20 kaki (6 meter) selama 20 detik.

5. Hindari multitasking

Sebagian dari kita mungkin berpikir dengan multitasking, semakin banyak pekerjaan yang bisa kita selesaikan secara bersamaan. Namun, dilansir dari startuptalky.com, ternyata multitasking dapat menurunkan produktivitas sebanyak 40%. Ketika melakukan multitasking, kita cenderung sering berganti-ganti task untuk menyelesaikan semuanya. Ini membuat tugas tidak terselesaikan dengan maksimal dan membuat kita jadi lebih mudah capek. Otak kita akan lebih fokus apabila menyelesaikan satu tugas dalam satu waktu. Jadi, multitasking nggak selalu bagus ya, coba untuk fokus menyelesaikan pekerjaanmu satu persatu dengan disiplin agar hasilnya maksimal.

6. Batasi distraksi

Saat bekerja, ada banyak hal yang bisa membuat fokus jadi buyar atau terganggu. Misalnya, push notifikasi, email, chat di group WhatsApp, dan lainnya. Menurut Harvard Business Review, rata-rata pekerja mendapat interupsi sebanyak 50-60 kali dalam sehari, dan 80% interupsi tersebut tidak penting.

Iti dia beberapa tips agar waktu kamu bisa di isi dengan maksimal. Hal yang paling penting adalah berani mencobanya. Semangat!