Perhatikan Hal Ini Sebelum Mengirimkan Email

Suara.com - Berdasarkan studi yang dilakukan oleh McKinsey Global Institute, 28 persen waktu yang dihabiskan di kantor adalah membaca dan membalas email. Namun demikian di era social media saat ini, perusahaan masih melihat banyak kekurangan terkait dengan gaya bahasa hingga penulisan yang tepat saat mengirimkan email.

Tips berikut ini bisa Anda gunakan untuk membuat email yang lebih baik dan tentunya tepat:

1.Buat format email yang benar

Yang perlu diingat adalah mengirimkan email tidak sama dengan mengirimkan pesan di ponsel. Gunakan kata-kata formal untuk kalimat pembuka, yang secara umum biasa digunakan diantaranya adalah Dear, Hi atau sebutkan titel atau jabatan dari pihak yang ingin Anda kirimkan email.

Hindari pengiriman email dengan format yang kasual dan terkesan terlalu santai, hal ini penting untuk menjaga hubungan kerja tetap profesional satu sama lain.

2.Tulis isi email dengan jelas

Tuliskan maksud dan tujuan saat hendak menuliskan email, kemudian jangan lupa untuk menyisipkan signature dan kalimat penutup yang jelas dan lugas di email Anda. Hindari kebiasaan untuk menuliskan hal-hal yang tidak penting, lelucon atau sekedar basa-basi. Tetaplah bersikap profesional dan tunjukkan hal tersebut di tulisan email Anda.

3.Baca ulang

Hal ini penting untuk mengoreksi jika adanya kesalahan dalam hal penulisan, informasi atau detil lainnya. Baca ulang dari awal hingga akhir emaIL yang ada sebelum dikirim ke klien atau rekan bisnis Anda. Pastikan Anda telah melihat dengan jelas kepada siapa email akan dikirimkan (Reply, Reply All, Forward, dll) hal ini penting untuk menghindari redundant, kesalahan hingga kecerobohan saat hendak mengirimkan email.

Hindari mengirimkan email dengan nada ketus atau kasar kepada klien perihal maslah atau pertanyaan yang kurang menyenangkan. Tetaplah tenang dan upayakan untuk membalas email dengan nada biasa dan apa adanya.

4.Hindari mengirim email larut malam

Upayakan untuk tidak mengirimkan email larut malam kepada klien, hal ini penting agar email yang Anda kirimkan dapat diterima dengan baik. Ketika Anda mengirimkan email diatas jam 10 malam, biasanya klien atau pihak yang Anda kirimkan sudah dalam keadaan istirahat sehingga ketika dibaca pun akan sulit untuk diingat esok harinya. Bisa juga email yang Anda kirimkan larut malam akan makin tertumpuk dengan email yang datang di pagi hari. Untuk itu hindari mengirimkan email larut malam.