Siswa Pengurus OSIS, Ini Definisi, Sitematika, dan Cara Membuat Proposal Kegiatan

Suara.com - Bagi siswa yang tergabung dalam Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS), sudah tidak asing dengan membuat proposal kegiatan.

Ini karena anggota OSIS kerap membuat kegiatan di dalam dan di luar sekolah. Membuat proposal biasanya ditujukan untuk meminta persetujuan dari berbagai pihak, maupun untuk mengajukan anggaran untuk biaya kegiatan.

Tapi masih banyak juga yang tidak tahu cara membuat proposal kegiatan, gimana caranya ya?

Mengutip Ruang Guru, Jumat (24/12/2021) proposal kegiatan adalah sebuah rencana yang dituangkan ke dalam bentuk rancangan kerja tertulis.

Proposal ini dibuat sebelum suatu kegiatan dilaksanakan untuk mendapatkan izin atau juga mencari sponsor acara.

Proposal pada umumnya dibuat untuk ditujukan kepada pihak-pihak yang terkait dengan acara, tersebut, maupun pihak eksternal yang diharapkan mampu membantu keberlangsungan sebuah kegiatan.

Beberapa pihak yang biasanya akan diberikan proposal tersebut, yakni pihak pemberi izin, dan penyumbang dana kegiatan.

Misalnya pada kepala sekolah, pihak yang menjamin keamanan, sponsor, atau pihak yang berkepentingan lainnya.

Fungsi Proposal Kegiatan

Baca Juga: Pemilihan Ketua OSIS Rasa Pemilu di SMAN 2 Amlapura, Debat Calon Hingga Sosialisasi KPU

• Sebagai pengajuan rencana kegiatan untuk memenuhi program kerja.
• Sebagai pengajuan permohonan dana kepada pihak sponsor.
• Sebagai data manajemen dalam mengadakan acara/kegiatan lainnya.
• Sebagai panduan resmi dalam melaksanakan teknis acara.
• Sebagai panduan dalam penganggaran dana yang dibutuhkan.

Syarat Proposal Kegiatan

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan saat menyusun proposal kegiatan, agar dokumen tersebut bisa memenuhi syarat untuk diajukan sebagai proposal.

Syaratnya sebagai berikut:

• Harus memiliki unsur-unsur proposal yang tersusun secara sistematis.
• Harus dibuat dengan jelas, mudah dimengerti, dan juga logis.
• Jenis kegiatan yang akan dilakukan harus ditulis secara detail serta harus dapat direalisasikan
• Jika terdapat rencana anggaran atau biaya kegiatan, harus ditulis secara realistis dan akuntabel.

Sistematika dan Cara Membuat Proposal Kegiatan

1. Judul proposal

Judul proposal atau nama kegiatan pada prinsipnya sama seperti halnya judul suatu tulisan, maka dari itu harus dibuat menarik dan jelas untuk menimbulkan rasa ingin tahu pembaca.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan nama kegiatan, antara lain:

• Sesuai dengan topik kegiatan
• Singkat, padat, dan jelas
• Diungkapkan dalam bentuk frasa
• Tidak ambigu atau bermakna ganda

2. Latar belakang kegiatan

Ketika menulis pendahuluan dalam proposal kegiatan, hal pertama yang harus ditulis yakni mengenai latar belakang diadakannya kegiatan yang kamu ajukan.

Hal ini disajikan untuk mengetahui alasan mengapa suatu kegiatan harus dilaksanakan. Oleh karena itu, penyusun proposal diharapkan dapat menunjukkan pentingnya pelaksanaan kegiatan yang akan dilaksanakan.

3. Tujuan kegiatan

Tujuan berfungsi untuk mengarahkan dan memfokuskan aktivitas yang akan dilaksanakan.
Dalam proposal, bisa menuliskan poin-poin dari tujuan utama dari diadakannya kegiatan tersebut, lalu bagian ini menjadi acuan dan juga barangkali menjadi tolok ukur keberhasilan acara tersebut.

4. Peserta kegiatan

Bagian ini berisi tentang lembaga, personil, organisasi, atau kelompok masyarakat tertentu yang akan menjadi peserta dari kegiatan.

Peserta kegiatan ini penting juga untuk dicantumkan, agar kegiatan dapat dinilai tepat sasaran dan mencapai tujuannya.

5. Waktu dan tempat pelaksanaan

Selanjutnya, proposal kegiatan juga harus memiliki rincian dalam hal ini waktu serta tempat pelaksanaan kegiatan.

Pada bagian susunan acara dijelaskan secara detail mengenai susunan kegiatan yang akan dilangsungkan, bila perlu bisa dilengkapi juga dengan penanggung jawab setiap sesi acara.

6. Ketentuan-ketentuan

Karena fungsinya yang juga sebagai panduan resmi dalam melaksanakan teknis acara, proposal kegiatan juga perlu untuk menjelaskan berbagai hal yang mengatur pelaksanaan kegiatan.

Contohnya seperti himbauan, larangan, ataupun peraturan yang harus diikuti oleh seluruh peserta.

7. Jadwal kegiatan

Jadwal kegiatan merupakan bagian yang juga penting untuk dicantumkan dalam proposal kegiatan.

Seperti yang diketahui, jadwal bisa digunakan kepanitiaan dalam mempersiapkan acara, maupun sebagai pengingat bagi peserta untuk dapat mengikuti kegiatan tersebut.

8. Susunan Kepanitiaan

Bagian ini menyebutkan tentang susunan panitia yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan acara.

Bagian kepanitiaan dituliskan dengan terstruktur, misalnya dimulai dari penanggung jawab, panitia inti, dan unsur pembantu lainnya.

9. Rencana anggaran

Proposal yang baik haruslah selalu mencantumkan rincian biaya penyelenggaraan kegiatan. Sebaiknya biaya itu diperhitungkan secara logis dan realistis, baik itu pemasukan maupun pengeluarannya.

Estimasi pembiayaan yang dibuat oleh seorang penyusun proposal akan menjadi pertimbangan calon penyandang dana atau donatur. Anggaran biaya dapat dibedakan menjadi tiga bagian, yaitu persiapan, operasional, dan laporan.

10. Penutup

Penutup merupakan bagian akhir dari struktur perencanaan laporan kegiatan. Bagian ini merupakan semacam 'rayuan' terakhir penyusun proposal kepada pembaca untuk menentukan diterima atau tidaknya sebuah proposal.

Untuk itu pada bagian ini, penyusun proposal harus dapat memotivasi calon penyandang dana, donatur, sponsor, atau partisipan dengan cara menunjukkan rasa optimistis terhadap kegiatan yang direncanakan.