5 Etika Kirim Surat Lamaran Kerja Lewat Email, Jangan Asal!

Suara.com - Kemajuan teknolohi memudahkan interaksi manusia, seperti melamar pekerjaan misalnya. Dulu, seseorang wajib mendatangi perusahaan yang akan dilamarnya atau bahkan sekadar mencari tahu lowongan, kini untuk melamar kerja bisa mengirimkan surat lamaran lewat email.

Meski bisa melalui saluran internet, ada etika kirim surat lewat email yang mesti Anda ketahui. Dengan begitu, Anda tidak dianggap tidak sopan dan layak untuk diterima.

Melansir dari berbagai sumber, ada beberapa etika yang perlu diperhatikan dalam mengirim surat lamaran lewat email. Berikut di antaranya:

1. Email Profesional dan Jelas Subjeknya

Periksa alamat email Anda sebelum mengirim lamaran pekerjaan. Pastikan alamatnya mengandung nama yang sopan atau nama Anda sendiri. Nama email ini akan menjadi awal perjumpaan Anda dengan HRD yang bisa melihat keseriusan seorang pelamar atau tidak.

Selain alamat email yang sopan, subjek email pada lowongan pekerjaan juga harus ditulis jelas-jelas. Sebab, mayoritas besar perusahaan sudah menyertakan informasi mengenai penulisan subjek email pada lowongan pekerjaan.

Sayangnya, banyak pelamar yang kurang teliti sehingga melewatkan hal tersebut. Alhasil, subjek email hanya diisi seadanya. Sebab, subjek email adalah bagian yang pertama kali dicek oleh HRD. Tanpa subjek jelas, email Anda akan dianggap tak memenuhi syarat.

Maka dari itu, tulis subjek email sesuai ketentuan perusahaan. Jika tidak ada ketentuan, tulislah nama lengkap dan posisi yang hendak Anda lamar sebagai subjek email. Cara ini akan memudahkan HRD menyortir email yang memenuhi persyaratan awal atau tidak.

2. Cover Letter Penting

Cover letter dapat berupa perkenalan singkat tentang siapa Anda. Usahakan cover letter ditulis sebaik mungkin untuk memperbesar peluang lolos interview.

Untuk diketahui, mengosongkan badan email merupakan salah satu kesalahan yang kerap dilakukan pelamar kerja. Selain dianggap kurang sopan, mengirimkan file attachment tanpa badan email akan membuat HRD menilai kamu tidak profesional.

3. Pakai Bahasa Formal hingga Signature Email

Bahasa formal merupakan salah satu etika dalam mengirim email lamaran kerja. Sebab, surat lamaran kerja termasuk surat pribadi yang ditujukan ke lembaga resmi. Baik perusahaan, instansi, atau organisasi. Penggunaan bahasa santai akan dianggap sebagai perilaku yang kurang sopan dan tidak profesional.

Kemudian, gunakan signature yang berisi informasi kontak pengirim secara singkat, seperti nama, nomor telepon, alamat email, dan link profil LinkedIn. Kamu juga bisa menambahkan tanda tangan digital di akhir email sebagai footer. Meskipun tampak sepele, penggunaan signature email memberikan kesan positif dan profesional di mata HRD.

4. Lampirkan Dokumen Pendukung

Dokumen pendukung merupakan bagian penting yang harus Anda persiapkan. Kelengkapan berkas lamaran akan memudahkan HRD melakukan seleksi calon karyawan baru. Jika kriteria sesuai, maka Anda akan dipanggil untuk melanjutkan tahap selanjutnya, yakni wawancara.

Umumnya, perusahaan memberi syarat pada calon karyawan untuk melampirkan Curriculum Vitae (CV) dan scan ijazah terakhir. Tulislah CV secara sistematis dan efektif. Gunakan huruf standar, yakni Times New Roman atau Arial ukuran 12. Anda juga bisa membuat CV dalam format dokumen atau PDF.

Saat kamu mengirim lamaran kerja melalui email, pastikan bahwa ukuran CV dan lampiran tidak terlalu besar. Meski tidak ada batasan pasti, ukuran idealnya tidak melebihi 1MB. Hindari mengirim CV dan lampiran dalam format RAR atau ZIP. Lampiran RAR atau ZIP dinilai tidak efisien dan menambah pekerjaan HRD untuk mengekstrak file lebih dulu.

5. Tepat Waktu

Waktu pengiriman email surat lamaran kerja juga mempengaruhi peluang Anda diterima atau tidak di sebuah perusahaan. Untuk mengirim lamaran di jam kerja, sekitar pukul 09.00 sampai 16.00 WIB. Meski demikian, waktu pengiriman terbaik adalah pukul 06.00 sampai 10.00 WIB.

Di waktu tersebut, HRD memiliki tingkat semangat tinggi untuk mengecek lamaran yang masuk. Lain halnya dengan lamaran yang dikirim setelah pukul 16.00. HRD biasanya sudah lelah dengan pekerjaan sehingga akan dibaca di hari berikutnya. Bahkan, tak menutup kemungkinan email yang kamu kirim terselip di antaranya banyaknya email kandidat lain.

Demikianlah informasi mengenai etika mengirim surat lamaran pekerjaan lewat email. Selamat mencoba!