Perhatikan 5 Poin Ini Sebelum Menggunakan Email Kantor

Suara.com - Memeriksa email kantor biasanya adalah kegiatan pertama yang dilakukan oleh pekerja kantoran. Selain berfungsi untuk memantau tugas yang harus dikerjakan sepanjang hari, email kantor juga kerap dijadikan sebagai media komunikasi antara rekan kerja, atasan hingga klien Anda.

Namun demikian ada poin-poin penting yang wajib dicermati sebelum Anda menggunakan email kantor untuk kepentingan diluar pekerjaan.

1.Maaf, itu bukan urusan saya
Hindari menuliskan kalimat seperti ini ketika rekan kerja mengirimkan email kepada Anda dan rekan kerja lainnya dikantor serta atasan. Meskipun Anda memang tidak bertanggung jawab terhadap tugas yang dibebankan oleh rekan kerja Anda, menuliskan kalimat ‘itu bukan masalah/urusan saya’ juga bisa menggambarkan keprubadian Anda yang egois dan tidak bisa bekerja dengan tim. Cara yang benar untuk menjawab permintaan tersebut adalah mencoba untuk membantu sebisa mungkin atau mengakui bahwa Anda memang tidak terlalu menguasai pekerjaan tersebut.

2.Saya tidak peduli
Terkadang rekan kerja atau atasan akan menanyakan suatu hal kepada Anda melalui email. Jika Anda merasa email etrsebut mengganggu Anda, hindari untuk menjawab ‘saya tidak peduli’ dan membalas kepada rekan kerja Anda. Cobalah untuk memberikan jawaban yang diplomatis dan tidak memberikan kesan yang negatif kepada rekan kerja Anda di email kantor.

3.Membicarakan hal pribadi
Apapun kegiatan yang Anda lakukan di luar jam kerja, teman kencan Anda saat akhir pekan atau acara santai Anda dengan keluarga, baiknya tidak membagikan informasi tersebut di email kantor dengan rekan kerja Anda. Yang perlu diperhatikan adalah email kantor sepenuhnya digunakan untuk hal-hal yang bersifat pekerjaan, gunakan email pribadi untuk membicarakan hal-hal tersebut.

4.Perhatikan kembali isi email sebelum dikirim
Siapa pun orang yang akan Anda kirimkan email meskipun email tersebut nantinya bisa dihapus, copy dari email tetap bisa disimpan. Untuk itu perhatikan lagi dan tentunya liat dengan teliti isi email agar terhindar dari hal-hal yang merugikan Anda di kemudian hari.

5.Undangan pesta pribadi
Email kantor memudahkan kita untuk bisa mengirimkan secara langsung email teman-teman Anda di kantor hingga atasan. Namun jika Anda hendak menggunakan email kantor untuk acara pribadi, pesta dan kegiatan lainnya, baiknya gunakan media yang lain dan jangan gunakan email kantor untuk mengirimkan undangan tersebut.