Ini 6 Cara Tepat Gunakan Email Kantor

Suara.com - Jika selama ini Anda kerap menggunakan email untuk keperluan pekerjaan dan bisnis Anda, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan agar pesan atau informasi yang Anda kirimkan melalui email bisa terkesan profesional dan tepat. Artikel berikut ini akan mengupas 6 cara tepat menggunakan email kantor.

Pisahkan email pribadi dan kantor
Kecuali untuk keadaan darurat, jangan pernah menggunakan email bisnis Anda untuk korespondensi pribadi. Bahkan jika Anda memiliki bisnis sendiri, adalah ide yang baik untuk memiliki dua akun email terpisah. Ini akan memungkinkan Anda untuk memprioritaskan email Anda, dan menyimpan pesan pribadi yang tidak terkait dari jaringan bisnis.

Gunakan nama akun email yang profesional
Gunakan nama Anda sendiri sebagai bagian dari alamat email bisnis. Dengan demikian pihak penerima bisa melihat langsung nama Anda saat email untuk keperluan perusahaan dan bisnis dikirimkan.

Apakah mengirimkan email cara yang tepat untuk memberikan tanggapan
Jangan menggunakan email sebagai alat komunikasi. Tidak semua pesan sesuai untuk dikirimkan melalui email, menghubungi melalui telepon atau kunjungan kantor singkat dapat menjadi cara yang lebih efektif untuk menyampaikan pesan.

Pertemuan atau berbicara melalui telepon dapat memperkenalkan elemen manusia ke dalam interaksi, dan yang dapat membuat semua perbedaan ketika. Anda mencoba untuk menjelaskan sesuatu, atau Anda ingin membujuk seseorang untuk mengambil keputusan.

Permudah akses
Jangan gunakan email untuk mengakhiri hubungan atau kontrak. Dalam korespondensi bisnis profesional, selalu sertakan tanda tangan yang menyediakan cara alternatif untuk menghubungi Anda. Misalnya, sertakan nomor fax dan nomor ponsel, dan alamat kantor surat kantor Anda.

Hindari mengirimkan lampiran ang berukuran besar
Anda tidak pernah tahu bagaimana atau di mana penerima akan mengakses email mereka. perangkat mobile dapat langsung men-download file sebelum pengguna diminta untuk mengkonfirmasi download.

Ini bisa memakan waktu yang lama dan mengkonsumsi bandwidth yang penerima harus bayar. Upayakan untuk selalu mengirimkan lampiran di bawah 50MB. Jika Anda harus mengirim file besar, hubungi penerima pertama dan bertanya bagaimana mereka ingin menerima file. Anda juga bisa menggunakan layanan transfer file untuk mengirim file.

Pikirkan dengan baik sebelum mengirimkan email
Akhirnya, luangkan waktu dan pertimbangkan apa yang telah ditulis sebelum Anda menekan tombol "send". Apakah itu sesuatu yang tidak boleh dikirim dalam email? Apakah yang bersifat pribadi dan tidak tepat untuk menggunakan sistem email perusahaan?

Apakah Anda menulis email dengan tulisan yang tidak sesuai mungkin menyesal kemudian? Untuk itu pastikan Anda memeriksa terlebih dahulu isi email Anda sebelum mengirimkan.